Confier une prestation à un ESAT ou à une entreprise adaptée n'a rien de compliqué, à condition de suivre une démarche structurée. Voici les étapes clés, de l'expression du besoin au suivi de la relation, pour réussir un achat utile à votre organisation et à l'emploi des personnes en situation de handicap.
Avant de commencer : les bons réflexes
Un ESAT ou une EA est un fournisseur à part entière. Il attend un besoin clair, des délais réalistes et une relation commerciale suivie. La différence tient à son projet social : les structures adaptent l'organisation du travail aux personnes qu'elles emploient ou accompagnent. Si vous hésitez encore entre les deux types de structures, notre article ESAT et EA : quelles différences ? fait le point. Pour le cadre réglementaire et les enjeux RSE, lisez aussi notre dossier sur les achats responsables et le handicap.
Les étapes pour réussir votre achat
- Identifier le besoin. Recensez les prestations récurrentes ou ponctuelles qui pourraient être externalisées : entretien des espaces verts, impression, mise sous pli, conditionnement, saisie de données, plateaux-repas… Les achats de services réguliers sont souvent les plus faciles à démarrer.
- Rédiger un cahier des charges simple. Volumes, fréquence, lieu d'intervention, délais, niveau de qualité attendu, contraintes de sécurité ou de confidentialité. Plus le besoin est précis, plus la proposition sera juste.
- Trouver les structures. Consultez les annuaires nationaux du secteur protégé et adapté (Réseau Gesat, Handeco), qui permettent de chercher par activité et par territoire. Les réseaux régionaux et les groupements locaux d'ESAT et d'EA sont utiles pour les besoins importants ou multisites.
- Prendre contact et visiter. Un échange avec le responsable commercial ou le directeur de la structure permet de vérifier la capacité de production, les équipements et l'encadrement. Une visite d'atelier est souvent très éclairante.
- Demander un devis. Comparez plusieurs propositions comme pour n'importe quel achat. Demandez que la part de main-d'œuvre soit identifiable : elle servira au calcul de la déduction OETH.
- Formaliser le contrat. Contrat de prestation, de sous-traitance ou bon de commande selon le cas : objet, prix, délais, modalités de contrôle, durée et conditions de révision. Prévoyez si possible un engagement pluriannuel, qui sécurise l'activité de la structure.
- Obtenir l'attestation annuelle. Pour valoriser vos achats dans la déclaration d'obligation d'emploi, faites-vous remettre par le prestataire les éléments justifiant le coût de la main-d'œuvre facturée.
- Suivre et ajuster. Faites un point régulier sur la qualité, les délais et les éventuels ajustements. Un retour constructif aide la structure à progresser.
Ce que permet la déduction OETH
Les entreprises d'au moins 20 salariés doivent employer 6 % de travailleurs handicapés, faute de quoi elles versent une contribution annuelle, déclarée via la DSN et recouvrée par l'Urssaf ou la MSA. Les contrats passés avec des ESAT, EA, EATT ou travailleurs indépendants handicapés permettent de déduire de cette contribution 30 % du coût de la main-d'œuvre facturée. Cette déduction est plafonnée à 50 % ou 75 % du montant de la contribution, selon le taux d'emploi direct de l'entreprise.
À retenir : l'achat auprès du secteur protégé et adapté complète l'emploi direct, il ne le remplace pas. Le plafond de déduction est plus élevé pour les entreprises qui emploient déjà des personnes en situation de handicap.
Le cas des acheteurs publics
Les collectivités, hôpitaux et administrations peuvent réserver certains marchés ou lots aux ESAT et EA, comme le prévoit le code de la commande publique. Ils peuvent aussi insérer des clauses sociales dans leurs marchés. L'allotissement, en découpant un marché en lots de taille raisonnable, facilite l'accès des structures du secteur. Côté public, le FIPHFP accompagne les employeurs dans leur politique d'emploi des personnes handicapées.
Impliquer les équipes internes
Un partenariat réussi dépasse la relation entre l'acheteur et le prestataire. Lorsque les intervenants travaillent sur site, informez les équipes concernées, désignez un interlocuteur de proximité et prévoyez un accueil simple le premier jour. Ces échanges sont aussi l'occasion de changer le regard sur le handicap au sein de l'entreprise, et parfois de faire naître des projets de recrutement ou de mise à disposition.
Les erreurs à éviter
- Choisir un prestataire uniquement pour l'avantage OETH, sans vérifier son adéquation au besoin.
- Imposer des délais très courts sans anticipation : mieux vaut planifier les pics d'activité ensemble.
- Oublier d'impliquer les équipes internes qui seront en contact avec les intervenants.
- Multiplier les petites commandes ponctuelles plutôt que de construire une relation durable.
Explorer les métiers du secteur
Pour trouver des idées de prestations à confier, parcourez notre panorama des pôles métiers des ESAT et EA : chaque fiche présente les services proposés et des conseils d'achat spécifiques.
Questions fréquentes
Un ESAT peut-il répondre à un appel d'offres classique ?
Oui, comme toute entreprise. Il peut aussi candidater seul ou en groupement avec d'autres structures pour atteindre la capacité demandée, et bénéficier des marchés réservés lorsque l'acheteur public en prévoit.
Les prix d'un ESAT ou d'une EA sont-ils plus élevés ?
Pas nécessairement. Les tarifs sont généralement alignés sur ceux du marché. Ils tiennent compte de l'organisation adaptée du travail, mais l'aide au poste de l'État et la déduction OETH améliorent souvent l'équation économique globale.
Quelle durée de contrat privilégier ?
Un contrat d'un an renouvelable, voire pluriannuel, est souvent idéal. Il permet à la structure d'organiser ses équipes et de former les travailleurs, ce qui se traduit par une meilleure qualité de service.